Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, wie wir beim Betrieb der Website ai-open-house.ch und rund um die Veranstaltung AI Open House Personendaten bearbeiten. Sie richtet sich nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit anwendbar, nach der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO).

1. Verantwortliche Stelle

Das AI Open House ist eine gemeinsame Initiative mehrerer Unternehmen und selbst keine eigenständige juristische Person. Vertreterin der Gruppe und verantwortlich im Sinne des DSG und der DSGVO ist:

Schurbox GmbH, Drosselstrasse 1e, 4103 Bottmingen, Schweiz
E-Mail: connect@ai-open-house.ch

Eine Datenschutzberaterin bzw. ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Für alle Anliegen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

2. Grundsätze

Wir bearbeiten Personendaten nur, soweit dies für den Betrieb der Website, die Kommunikation mit Ihnen und die Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist. Wir verkaufen keine Personendaten und geben sie nicht zu Werbezwecken an Dritte weiter.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir die Bearbeitung auf: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Newsletter, Speaker-Profil mit Foto), die Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Massnahmen (lit. b — Tickets, Kontaktanfragen, Session-Anfragen) sowie unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Webauftritt (lit. f — Serverbetrieb, Kartenanzeige).

Wo wir die Bearbeitung nicht auf Ihre Einwilligung stützen, verlangen wir auch keine: Eine Einwilligung, ohne die sich ein Formular nicht absenden lässt, wäre nicht freiwillig erteilt und damit keine gültige Einwilligung. Wir sagen an diesen Stellen stattdessen, was mit Ihren Angaben geschieht.

3. Hosting und Server-Logfiles

Die Website wird bei der Infomaniak Network SA, Rue Eugène-Marziano 25, 1227 Les Acacias (Genf), Schweiz gehostet. Die Daten liegen auf Servern in der Schweiz. Infomaniak bearbeitet die Daten als Auftragsbearbeiterin für uns.

Beim Aufruf der Website werden automatisch Zugriffsdaten in Logfiles gespeichert: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übermittelte Datenmenge, Referrer-URL sowie Browser- und Betriebssystemangaben. Diese Daten dienen dem technischen Betrieb, der Fehlersuche und der Sicherheit; sie werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind.

4. Cookies, Tracking, Schriften

Diese Website setzt keine Cookies, verwendet keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge und bindet keine Werbenetzwerke ein. Es findet kein Profiling statt. Die verwendeten Schriften (Rajdhani, Montserrat) werden von unserem eigenen Server ausgeliefert — es besteht keine Verbindung zu Google Fonts oder einem anderen Schriften-Dienst.

5. Newsletter

Für den Newsletter bearbeiten wir: E-Mail-Adresse (erforderlich) sowie — sofern Sie sie angeben — Vorname, Nachname, Organisation, Rolle, bevorzugte Sprache, KI-Kenntnisstand und Interessengebiet. Die Angaben ausser der E-Mail-Adresse sind freiwillig und dienen dazu, Inhalte passender auszuwählen.

Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Nach dem Absenden des Formulars senden wir Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn Sie diesen Link anklicken, werden Ihre Angaben in den Newsletter-Verteiler eingetragen. Bis dahin sind sie nirgends gespeichert — die Angaben werden ausschliesslich in signierter Form im Bestätigungslink selbst mitgeführt. Der Link ist 7 Tage gültig; wird er nicht angeklickt, verfällt er und es bleibt nichts zurück.

Der Versand läuft über den Newsletter-Dienst der Infomaniak Network SA (Schweiz) als Auftragsbearbeiterin. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung, die Sie mit der Bestätigung des Links erteilen. Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink in jeder Nachricht oder formlos per E-Mail an connect@ai-open-house.ch abbestellen; wir löschen Ihre Daten dann aus dem Verteiler. Der Widerruf gilt für die Zukunft und berührt die Rechtmässigkeit der bis dahin erfolgten Bearbeitung nicht.

Zum Schutz vor automatisierten Eintragungen enthält das Formular ein verstecktes Feld, das von Menschen nicht ausgefüllt wird. Es werden dabei keine zusätzlichen Personendaten erhoben.

6. Kontaktformular

Über das Kontaktformular bearbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht. Die Angaben werden per E-Mail an das Organisationsteam zugestellt und in dessen Postfach bei Infomaniak (Schweiz) gespeichert. Wir verwenden sie ausschliesslich zur Beantwortung Ihrer Anfrage und bewahren sie so lange auf, wie es für die Bearbeitung und allfällige Rückfragen nötig ist.

7. Session-Anfragen von Programmpartnern

Wer über das Formular auf der Programmseite einen Session-Slot anfragt, übermittelt Name, E-Mail-Adresse, Session-Titel, Beschrieb, Nutzen für das Publikum, Format, Wunsch-Zeitfenster, Niveau, Sprache und technische Anforderungen sowie — freiwillig — ein LinkedIn-Profil und ergänzende Angaben zur geplanten Session (Link oder Freitext). Die Angaben werden per E-Mail an das Organisationsteam übermittelt; das Formular selbst speichert nichts und nimmt keine Dateien auf. Titel, Beschrieb und Name einer angenommenen Session werden auf dieser Website und in den Programmunterlagen veröffentlicht; das ist der Zweck der Anfrage, weshalb wir dafür keine separate Einwilligung einholen. Das Formular weist vor dem Absenden darauf hin. Die übrigen Angaben dienen nur der internen Planung.

7a. Speaker-Profil (Foto-Upload)

Ist eine Session zugesagt, erhalten die Speaker per E-Mail einen Link auf ein separates Formular, über das sie Name, Rolle, Organisation, E-Mail-Adresse, eine freiwillige Kurzbio und ein Foto selbst übermitteln können. Das Formular ist nur über diesen Link mit Zugangscode erreichbar und in keiner Navigation verlinkt.

Das Foto wird auf dem Webserver bei Infomaniak (Schweiz) unter einem zufällig vergebenen Dateinamen abgelegt; die übrigen Angaben gehen per E-Mail an das Organisationsteam. Wir prüfen serverseitig, dass es sich um eine Bilddatei (JPEG, PNG oder WebP, max. 5 MB) handelt. Foto, Name, Rolle, Organisation und Kurzbio werden — mit Ihrer im Formular erteilten Einwilligung — auf dieser Website und in der Event-Kommunikation veröffentlicht. Die hochgeladene Datei wird nach der Veröffentlichung vom Server gelöscht; die E-Mail-Adresse dient nur allfälligen Rückfragen. Eine einmal erteilte Einwilligung können Sie jederzeit formlos an connect@ai-open-house.ch widerrufen; wir entfernen das Profil dann von der Website.

8. Tickets

Die Ticketvergabe läuft über das Ticketing von Infomaniak (Infomaniak Network SA, Schweiz). Die dort eingegebenen Daten — je nach Bestellung Name, E-Mail-Adresse und Zahlungsangaben — werden von Infomaniak bearbeitet; es gilt zusätzlich deren Datenschutzerklärung. Zahlungsdaten werden nicht auf ai-open-house.ch erfasst und erreichen unsere Website zu keinem Zeitpunkt. Wir erhalten von Infomaniak die Teilnehmendenliste zur Durchführung der Veranstaltung.

9. Kartendarstellung (OpenStreetMap)

Auf der Seite mit Ort und Anreise binden wir eine Karte von OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge CB4 0WS, Vereinigtes Königreich) als iframe ein. Beim Laden der Karte übermittelt Ihr Browser technisch notwendige Daten, insbesondere Ihre IP-Adresse, an OpenStreetMap. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer verständlichen Anreisebeschreibung. Für Grossbritannien besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission; die Schweiz anerkennt das Land ebenfalls als Staat mit angemessenem Datenschutz. Einzelheiten: Datenschutz­ erklärung der OpenStreetMap Foundation, https://osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy.

10. Links zu Dritten

Wir verlinken auf Websites Dritter, etwa LinkedIn, Instagram und die Swiss {ai} Weeks. Es handelt sich um einfache Links — es werden keine Zählpixel, Social Plugins oder Skripte dieser Anbieter geladen. Erst wenn Sie einen Link anklicken, gelangen Ihre Daten zum jeweiligen Anbieter, für den dessen Datenschutzerklärung gilt.

11. Foto- und Videoaufnahmen an der Veranstaltung

An der Veranstaltung werden Foto- und Videoaufnahmen für die Dokumentation und die Kommunikation über das AI Open House erstellt. Wenn Sie nicht abgebildet werden möchten, teilen Sie dies bitte vor Ort dem Fotografierenden oder dem Organisationsteam mit oder melden Sie sich unter connect@ai-open-house.ch; wir entfernen die betreffenden Aufnahmen aus unseren Kanälen.

12. Weitergabe an Dritte

Personendaten geben wir nur weiter an Auftragsbearbeiter, die uns beim Betrieb unterstützen — heute die Infomaniak Network SA für Hosting, E-Mail, Newsletter und Ticketing —, sowie wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Partner und Sponsoren erhalten keine Teilnehmenden- oder Newsletterdaten, es sei denn, Sie willigen im Einzelfall ausdrücklich ein.

13. Aufbewahrung

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen. Newsletterdaten bearbeiten wir bis zu Ihrer Abmeldung, Anfragen bis zur abgeschlossenen Bearbeitung, Veranstaltungsdaten bis zum Abschluss der Nachbereitung der betreffenden Ausgabe.

14. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz Ihrer Daten. Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und unserem Server erfolgt verschlüsselt (TLS). Zugangsdaten zu Diensten Dritter liegen ausserhalb des öffentlich erreichbaren Bereichs unseres Servers.

15. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des anwendbaren Rechts das Recht auf Auskunft über die zu Ihnen bearbeiteten Personendaten, auf Berichtigung, auf Löschung, auf Einschränkung der Bearbeitung sowie auf Widerspruch gegen die Bearbeitung. Soweit die DSGVO anwendbar ist, kommt das Recht auf Datenübertragbarkeit hinzu; nach Schweizer Recht besteht das Recht auf Datenherausgabe und -übertragung. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Wenden Sie sich dafür an connect@ai-open-house.ch. Zur Missbrauchsverhinderung können wir einen Identitätsnachweis verlangen.

Sie haben ausserdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren — in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, in der EU bei der für Sie zuständigen Datenschutzbehörde.

16. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Massgebend ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.